회사가 웹이나 어플리케이션 등을 통하여 일반 이용자를 대상으로 하는 서비스를 운영하고 있는 경우, 해당 서비스를 종료하는 절차는 매우 중요합니다.
1. 서비스 종료 사전 통지
회사가 서비스를 종료하실 때는 이용자와의 관계에서 적법한 절차를 거쳐야 합니다. 먼저 서비스 이용약관에 정해진 절차에 따라 이용자에게 미리 통지 또는 공지해야 하며, 보통 서비스 종료 최소 30일 전에는 통지하시는 것이 바람직합니다.
통지는 웹사이트 공지사항, 모바일 앱 알림, 이메일, 전화, 문자메시지, 서면, 우편 등 다양한 채널을 활용하여 종합적으로 진행하시는 것이 안전합니다. 이때 서비스 종료 일정과 함께 환불 정책을 명확히 안내하고, 이용자가 원하는 경우 본인의 개인정보를 반환받고 각종 이용자의 데이터를 안전하게 백업하거나 저장할 수 있도록 절차를 정비하여 함께 안내해 주시는 것이 좋습니다.
2. 개인정보 반환 절차
이용자가 원할 경우 개인정보나 사용자의 데이터 등을 반환할 수 있으며, 반환 방법으로는 이용자가 직접 자신의 데이터를 다운로드할 수 있는 기능을 제공하거나, 이용자의 요청이 있을 때 이메일 등을 통해 데이터를 전송하는 방법이 있습니다. 이때 Excel 등 통상 사용 가능한 형식으로 제공하시는 것이 좋습니다. 반환 대상 정보에는 이용자가 직접 제공한 개인정보, 서비스 이용 과정에서 생성된 이용자 관련 정보, 그리고 이용자가 업로드한 콘텐츠 등이 포함될 수 있습니다.
3. 개인정보 파기 절차
개인정보보호법의 보호를 받는 개인정보에 관하여는 특히 조심하여야 합니다. 개인정보보호법에 따라 서비스의 폐지, 사업의 종료 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 개인정보의 처리가 불필요한 것으로 인정되는 날로부터 지체 없이 개인정보를 파기하셔야 합니다. (다만 다른 법령에 따라 보존해야 하는 경우에는 예외가 됩니다.)
파기 방법은 개인정보보호법 시행령에 따라, 전자적 파일 형태인 경우에는 복원이 불가능한 방법으로 영구 삭제해야 합니다. 기술적 특성으로 영구 삭제가 현저히 곤란한 경우에는 다른 정보를 사용하여도 더 이상 개인을 알아볼 수 없는 정보로 처리하여 복원이 불가능하도록 조치해야 합니다. 기록물이나 인쇄물, 서면 등의 경우에는 파쇄하거나 소각하시면 됩니다. 개인정보 파기와 관련된 기록은 반드시 작성하여 보관하시는 것이 바람직하며, 파기 일시, 파기 대상, 파기 방법, 파기 담당자 등을 상세히 기록해 두시기 바랍니다.
4. 법령에 따른 보존 정보 처리
일부 정보는 관련 법령에 따라 일정 기간 보존하셔야 합니다. 전자상거래법에 따라 계약 또는 청약철회 관련 기록과 대금결제 및 재화 등의 공급 기록은 5년간, 소비자 불만 또는 분쟁처리 기록은 3년간 보존하셔야 합니다. 또한 통신비밀보호법에 따라 웹사이트 방문기록은 3개월간, 전자금융거래법에 따라 전자금융 거래 기록은 5년간 보존하셔야 합니다. 이러한 보존 정보는 다른 정보와 분리하여 저장하고 관리하여야 합니다.
앞선 step에서 다룬 바와 같이 상법에 따라 청산한 회사라고 하더라도, 장부 및 중요 서류는 바로 폐기할 수 없고, 청산종결 등기를 한 후 10년 간 보존하여야 합니다. 위 보전 정보 역시 회사 중요 서류로서 함께 보존되어야 할 것으로 보입니다.
step 4-3. 지식재산권 정리 바로가기